Opération ALPHA : les coulisses d’un succès
Retour sur le projet Alpha, SI Achats du Ministère des Armées
« Parole d’éditeur » par Jean-Philippe Nowakowski, Directeur Associé Oalia
Janvier 2015 : la bonne nouvelle tombe. Le groupement IBM – KleeGroup – Oalia est officiellement notifié du marché de réalisation du SI ALPHA, le système d’information achat du Ministère des Armées.
C’est une grande satisfaction pour Oalia, la récompense du travail acharné effectué pour mettre au point un logiciel achat innovant et le point d’orgue d’une longue phase d’avant-vente où il a fallu franchir les obstacles un à un : trouver des partenaires complémentaires pour mener le projet, monter une candidature, analyser un cahier des charges copieux, tant sur les plans techniques que fonctionnels, répartir le travail entre partenaires et évaluer les charges, rédiger une offre, répondre à de nombreuses questions… Un vrai parcours du combattant !
Ce succès valide également notre stratégie de nous positionner sur l’achat public français et de proposer une offre dédiée permettant d’en prendre en compte les spécificités. Nous comptons ainsi nous démarquer de nos concurrents, aux solutions plus généralistes. Et ce choix paie.
À l’euphorie succède cependant rapidement une phase d’interrogations car ce projet est aussi un gros challenge : c’est un projet d’une ampleur et d’une complexité inédites.
Ampleur car il vise à équiper le premier acheteur de l’état – 4 milliards d’euros d’achat hors armement – et par là même quelques milliers d’utilisateurs pour qui ce SI sera l’outil de travail au quotidien.
Complexité car le Ministère est constitué de nombreuses entités aux périmètres achat, aux organisations et aux pratiques différentes. L’outil vise d’ailleurs à harmoniser ces pratiques mais nous savons d’ores et déjà qu’il faudra tenir compte des spécificités de chaque entité.
Par ailleurs, nous allons également travailler avec des partenaires, ce qui nous apportera des expertises et des savoir-faire bienvenus mais sera peut-être aussi source de friction.
Démarrage du projet
Le démarrage du projet nous permet de mesurer l’ampleur de la tâche. La réunion de lancement regroupe plus de 50 personnes : les principales parties prenantes au projet !
Une réunion de présentation est également organisée dans un grand amphithéâtre à l’Ecole Militaire. De nombreuses étoiles sont visibles ce jour-là, qui soulignent les attentes autour de la mise en place d’ALPHA.
La phase opérationnelle peut dès lors démarrer et très vite nos premières inquiétudes sont levées. Nous savons par expérience qu’on ne réussit pas un projet sans son client. Or celui-ci a mis en place, orchestrée par la mission achat sous la houlette de Jean Bouverot, une organisation efficace pour en gérer toutes les facettes : politique, fonctionnelle, organisationnelle, technique, … Par ailleurs, il a veillé à embarquer les entités opérationnelles dès le démarrage du projet, condition indispensable de réussite. Enfin, il prend des décisions rapides et rend des arbitrages clairs qui permettent d’entretenir la dynamique du projet.
Création de liens
De notre côté, nous nous attachons, avec nos partenaires, à construire notre légitimité par notre expertise mais aussi notre capacité d’écoute et une souplesse qui nous permet de faire évoluer notre produit, et développer de nouvelles fonctionnalités. Notre démarche est facilitée par la qualité de notre produit qui couvre en standard une grande partie du besoin.
Peu à peu, au fil des échanges, du travail partagé, des difficultés surmontées ensemble, une relation de confiance se construit, condition sine qua non du succès.
Un succès salué, en mars dernier, par les plus hautes instances du Ministère qui nous a invités, avec nos partenaires, à inaugurer le SI Alpha en présence de la Ministre, Madame Florence Parly.
Des étoiles sur les uniformes, et dans les yeux.